Einkauf / Verkauf - Teil 3

00:00:01: Willkommen bei Compliance Check.

00:00:03: Compliance muss nicht kompliziert und teuer sein, wir erklären wie es geht!

00:00:13: Hallo zusammen und ein weiteres mal herzlich willkommen.

00:00:16: hier sind wieder Christian und Daniel und wie immer natürlich seid ihr richtig am Compliance Donnerstag bei Complience Check.

00:00:28: Eine weitere Folge heute von unserer kleinen Serie zum Thema Einkauf und Verkauf.

00:00:34: Wir sind immer noch auf der Einkaufseite des Unternehmens unterwegs, und Christian wir wollen uns heute mal mit kritischen Einkaufspraktiken oder generell dem Einkaufsprozess beschäftigen.

00:00:49: Was hat's damit auf sich?

00:00:50: Wo geht es da?

00:00:52: Ja, also tatsächlich geht es heute darum, dass wir uns mal den Einkaufsprozess näher anschauen und das Näher beleuchten wie denn idealerweise so ein Einkaufsprozess im Unternehmen aussieht.

00:01:06: Kompetenzen wir brauchen, welche Strukturen wir brauchen.

00:01:09: Welche Kommunikationswege wir brauchen.

00:01:12: und dann wollen wir auch mal darstellen was passiert wenn wir denn diesen Prozess diesen strukturierten gebündelten Einkaufsprozess verlassen?

00:01:21: Und möglicherweise in eine Art wilde Beschaffung gehen.

00:01:26: das sind die Themen mit denen wir uns heute beschäftigen wollen.

00:01:30: Ja also deswegen grundsätzlich die Thematik.

00:01:34: wie Auch bei anderen Funktionen im Unternehmen ist durchaus zentral wichtig, das Thema Einkauf inkompetente Hände zu legen.

00:01:46: Dass hier der Einkauf gebündelt, strukturiert und strategisch ausgestaltet werden kann und eben auch Synergien erkannt werden können, wenn es um die Beschaffung einzelner Güter eines der Produkte in Rohstoffe geht.

00:02:04: Weil gerade je größer ein Unternehmen wird – vor allem auch in Produktionsprozessen habe ich sehr schnell mit vielen Güternprodukten Dienstleistungen Rohstoffen zu tun, die wir jeden Tag und regelmäßig im Unternehmen einkaufen müssen!

00:02:23: Ja und nicht nur das, sondern es geht auch darum dass unterschiedlichste Abteilungen unseres Unternehmens die unterschiedlichsten Produkte Rohhilfs- und halbfertig Produkte oder Rohstoffe oder sonst irgendwas benötigt.

00:02:38: Und es gibt natürlich wie du gesagt hast Synergien.

00:02:41: wenn man das auf eine Zentrale Einkaufsabteilung bündelt, kann die natürlich gegenüber einem Lieferanten ganz anders auftreten wie wenn das jede Abteilung für sich selbst macht.

00:02:52: Vor allem eben wenn ich Kompetenz hier gebündelt habe bin auch in der Lage ein strukturiertes und jetzt kommen wir zum Stichwort Business Partner Integrity Management also Dienstleistersteuerungen, Lieferandenauswahl wie man es nennt aber dieses Risikomanagement letztendlich zu betreiben um hier dann strukturiert auszuwählen, welche Lieferanten die Kriterien, die wir benötigen hinsichtlich Qualität, Verlässlichkeit, Preisen, Service und so weiter sicherstellen können.

00:03:26: und was eben nicht funktioniert, wenn jetzt jede Abteilung für sich losläuft.

00:03:31: Und sagt auch wir brauchen jetzt mal Atok.

00:03:34: Mitarbeiter XY geht doch mal los oder ruf doch mal, recherchiert doch mal und ruft da mal irgendwo an?

00:03:42: Ja in der Tat das könnte durchaus für Schwierigkeiten sorgen weil dann wird völliger Wildwuchs unkoordiniertes Chaos im Unternehmen entstehen.

00:03:55: Wenn jeder gerade so macht, was er will denn insbesondere auch wenn es dann um die Frage des Controllings geht?

00:04:01: Wenn man mal irgendwelche Handlungskostenpläne oder irgendwelches Vorkast also vorausschauende Bilanzierungen beziehungsweise vorauszauende Kostenstellen Prognosen abgeben möchte das wird ja dann irgendwie komplett unmöglich.

00:04:18: Ja deswegen Wenn man es nicht hat, aber eben auch hier eine Zentralstelle aufzubauen die die Kompetenzen hat.

00:04:26: Auch sich mit entsprechenden Vertragswerken, Regelwerken und Risikobeurteilungen dann kompetent ist und sich auskennt das spart letztendlich im Unternehmen auch auf Dauer sehr viel Geld.

00:04:39: denn wenn jeder hier willkürlich losrennt und anfängt irgendwas einzukaufen, das sind dann in aller Regel Situationen wo Leute unterwegs sind.

00:04:50: Die gegebenenfalls mit den Einkaufsthemen gar nicht die Qualifikation haben um hier entsprechend zu beurteilen ob die Kondition jetzt eben hier die bestmöglichen sind oder ob eben die vertragliche Situation die da eingegangen wird für das Unternehmen die richtige ist.

00:05:10: also auch was Verhandlungskompetenz angeht, dann eben nicht den Einblick haben oder auch nichts.

00:05:22: mögliche Auswahl oder die möglichen Varianten von Lieferanten, die zur Verfügung stehen im Blick haben.

00:05:28: Sondern einfach mal losrennen und zum ersten besten dann eben gehen und sagen ich brauche hier aber dass alles am Ende des Tages das Unternehmen sehr viel Geld kosten kann wenn eben hier falsch und unzureichend ohne notwendige Kompetenz jetzt eingekauft wird.

00:05:50: Ja, du sprichst jetzt quasi die Markkenntnis an.

00:05:53: Die da nicht vorhanden ist bzw.

00:05:56: möglicherweise haben wir dann auch Anknüpfungen an das Thema Korruption oder an das thema Kartellrecht weil diese Leute in der Regel wenn sie eben aus der Produktion kommen halt sich nicht speziell mit diesen Themen beschäftigt haben.

00:06:10: Genau, also nach dem Motto geben wir was einkaufen.

00:06:12: Eier mein Schwager hat da irgendwie so ein Handel und ja schon sind wir in Bereichen wo wir nicht hin wollen.

00:06:19: oder auch dass dann eben in solchen Einkaufsprozessen am Ende des Tages freut sich die Buchhaltung weil dann fehlen irgendwelche Rechnungen Belege Die Rechnungsstellung ist nicht korrekt.

00:06:32: Es kommt dann eben hier Koordinationsverluste und dann eben hinterher im Jahresabschluss der Steuerberater oder der Wirtschaftsprüfer, da am Ende des Tages noch einen Kopf schütteln und sagen Moment mal so geht es aber nicht.

00:06:47: Hier fehlen wesentliche Dinge die zwingend notwendig sind für eine ordentliche Buchführung.

00:06:53: Ja das dicke Erwachen kommt immer hinterher!

00:06:55: Nein meine Damen und Herren darauf wollen wir uns gar nicht einlassen.

00:06:58: Das ist eigentlich so ein System eine Haltung, zu der wir gar nicht hinkommen wollen.

00:07:05: Deswegen plädieren wir ganz klar für das Thema einen strukturierten, professionellen zentralisierten Einkauf.

00:07:12: Soweit das in Ihrem Unternehmen möglich ist und soweit es auch fachlich sinnvoll gegeben, anknüpfbar umsetzbar ist.

00:07:21: ansonsten kann man das mit ein zwei drei Satelliten machen die das dann produktsprizifisch oder Spezialitäten spezifisch machen.

00:07:30: aber nichtsdestotrotz es muss irgendwo eine Struktur Kompetenzzuordnung geben, weil ansonsten wird das im Unternehmen aus komplein Sicht grauenfall.

00:07:40: Ja, also deswegen das Stichwort.

00:07:42: Also deswegen gehen wir zu einem Mitschwingt diese wilde Beschaffung.

00:07:46: man nennt es auch Maverick Buying.

00:07:48: Das heißt jetzt nicht dass bei Top Gun Mavericks dann eben irgendwo in den Supermarkt geht Sondern wir haben eben tatsächlich Maverik.

00:07:58: Auch bei Topgun heißt ja Maveric weil Maverics ist so ein Einzelgänger und Genau das beschreibt ja auch das Mavericking Buying.

00:08:06: da geht nur so Jeder geht für sich irgendwie los und kauft ein.

00:08:10: Und es endet dann im Chaos, und tatsächlich eben hier diese verschiedenen Formen ist nicht zwingend dass das eben hier böser Wille ist sondern einfach aus der Tätigkeit heraus und aus dem täglichen Heraus des Unternehmens kommen eben hier diese Probleme dann eben ins Spiel.

00:08:35: Das kann eben ganz unbewusst entstehen, dass es eben dazu kommt weil man irgendwo jetzt die Thematik hat oh!

00:08:44: Jetzt ist ja was gerade kaputt gegangen.

00:08:49: Wir brauchen jetzt aber ganz schnell hier irgendwie ein Ersatzteil.

00:08:52: Also jetzt irgendwie die Birne und jetzt gehen wir schnell in den Baumarkt mit Arbeiter XY oder Praktikant XY und hol doch mal irgendwie hier die Birnene, oder geh mal im Baumarkten, kauf mal schnell das Teil!

00:09:15: Einfach so aus dem Täglichen raus.

00:09:16: Wir müssen jetzt schnell hier weitermachen, wir brauchen schnelle

00:09:18: Lösung.".

00:09:19: Ja es kann auch sein dass wie du sagst aus der Not heraus zum Beispiel Einkaufsprozesse umgangen werden weil plötzlich die Produktion feststellt misst Uns geht die Ware aus.

00:09:31: Wir waren nicht vorsorglich genug, wir haben nicht rechtzeitig dem Einkauf, also unsere Einkaufsabteilung angezeigt dass wir jetzt hier Nachschub brauchen.

00:09:42: Wir können die offiziellen Wege im Einkauf nicht einhalten weil diese Prozesswege im Unternehmen so schön sie sind ja aber sie dauern Zeit

00:09:54: kommt darauf an, so gerade in einem großen Unternehmen.

00:09:56: Vor allem kann es durchaus eben hier längere bürokratische Prozesse jetzt vielleicht eben in dem Moment dann zum Problem wird?

00:10:04: Ganz genau und dieses Problem könnte man notgedrungen aufgrund der Zeit aushebeln wollen indem man sagt okay ich setze mich jetzt über diese Einkaufsregelungen des Unternehmens hinweg.

00:10:18: Es kann auch ganz bewusst ein Maverick Buying stattfinden, wenn man sagt ich will das von diesem Geschäft der Einkauf kein Wind bekommt.

00:10:29: Dann sind wir schon im Bereich der kriminellen Energie also beabsichtigte wilde Beschaffung weil ich möglicherweise im Hinterkopf habe dass ich davon im Unternehmen keine Spuren setzen will keine Kompetenz anknüpfen möchte und weil ich das verschweigen möchte.

00:10:51: Oder wenn Korruption da im Spiel ist, dass eben da entsprechende Zulieferer dann gesagt hat, pass auf!

00:10:58: Das machen wir doch unter der Hand Da kommst du einfach zu mir und hinterher argumentieren.

00:11:05: Ja, aber das aus der Not heraus ... Ich hab hier schon ham schnell gebraucht und versucht sich da rauszureden oder zu hoffen es wird nicht entdeckt.

00:11:14: Aber tatsächlich kann das bis hin zu kriminellen Anknüpfungspunkten gehen eben wenn dann Aspekte der Korruption oder des Kartellrechts berührt werden.

00:11:27: Meine Damen und Herren, Kriminalität lohnt sich nicht!

00:11:31: Denn am Ende, egal wie schön es ist und egal wie schöne Augen jemand eine macht.

00:11:37: Am Ende kommt's doch raus!

00:11:39: Ja also deswegen gilts einfach auch klar Und das ist eben auch ein wichtiger Punkt dass eben Maverick buying auch unattraktiver wird.

00:11:50: die Prozesse müssen klar kommuniziert sein Die Prozisse aber auch so einfach wie möglich zu gestalten.

00:11:59: Das eben nicht.

00:12:02: Wir brauchen fünf Genehmigungen und dann eben noch sieben Formulare, die ausgefüllt werden müssen.

00:12:08: Jede mit vierfachen Durchschlag irgendwie kopiert übersetzt versteckt und wieder ausgegraben.

00:12:15: Du

00:12:15: beschreibst gerade das Beschaffungswesen der Bundeswehr?

00:12:18: Ja!

00:12:21: Ich war nie bei der Bundeswehre, deswegen kann ich es nicht beurteilen... Aber auf jeden Fall die Prozesse so schlank wie möglich, dass eben auch genau wenn schnell reagiert werden muss der Einkauf in der Lage ist das über den normalen Prozess zu steuern.

00:12:42: Wenn jetzt zwingend das Teil aus dem Baumarkt gebraucht wird aber dann hier im Rahmen des Einkaufsprozesses stattfindet und eben nicht dran vorbei.

00:12:55: Moment mal, Baumarkt also wer stellt denn sicher das die Qualität im Baumarktt passt?

00:12:59: Wer stellt den sicher dass der Preis passt?

00:13:01: wie läuft das alles?

00:13:02: Das sind genau diese Fragen die man sich hier stellen muss und die kann im Zweifelsfall der zentrale Einkauf beantworten aber nicht wir!

00:13:09: Genau so ist es aber eben deswegen dass in Prozessen so verankern und eben auch die Prozesse so vereinfachen, dass ich das über einen kurzen Dienstweg regeln kann.

00:13:21: Und nicht jetzt hier die wochenlange Prüfung stattfinden muss sondern eben die Sache ist dann zum Beispiel zu sagen von welches Modell oder welches Teil haben wir bisher gehabt?

00:13:36: Kurz geguckt gibt es in dem Baumarkt, gibt's dieses Teil auch.

00:13:40: Und dann zu sagen Mitarbeiter du läufst jetzt los und kaufs genau dieses Teil Dann eben hätten wir hier eine schnelle Lösung ohne dass wir Jetzt neue Prüfer fahren einleiten ja welches teil könnten wir denn jetzt kaufen?

00:13:57: also deswegen Vereinfachung von Prozessen transparente Prozesse das eben auch schnell.

00:14:03: jeder weiß wo ist nachzufragen, wie läuft das eben tatsächlich ab?

00:14:10: Wer ist verantwortlich jetzt für den Prozess und wer gerade im Rahmen für dieses Projekt oder diesen Produktbereich, für die Kostenstelle also je nachdem wie man das strukturiert hat.

00:14:24: Je nach Größe des Unternehmens indem wir dann hier schnell die Info abholen können in Atok irgendeine Lösung gebraucht wird.

00:14:37: In der Praxis bietet sich an, diesbezüglich eine Art Datenbank zu pflegen.

00:14:43: Wo die jeweiligen Zulieferer mit den jeweilige Produkten bzw.

00:14:49: Produktmustern beinhaltet sind, wo dann auch dementsprechend gleich Kontaktformulare oder auch Telefonanschriften ersichtlich sind damit man relativ schnell agieren kann und es bietet eine Art Warenbuchhaltung, also eine Inventur und zwar fortlaufend zu haben dass man zu jeder Zeit im elektronischen Data Warehouse System erkennen kann.

00:15:22: Wo habe ich denn noch welche Ressourcen zur Verfügung?

00:15:25: Und wie lange reicht mir das?

00:15:27: Und wann muss ich wieder einkaufen damit wir eben genau nicht in diese Situation kommen.

00:15:32: Oh jetzt ist es aus!

00:15:34: Jetzt brauche

00:15:36: Ja, also das wichtiger Punkt was auch noch wichtig ist wenn wir eben strukturierten Einkaufsprozess sind wo wir eben regelmäßig mit Lieferanten zusammenarbeiten.

00:15:45: Also das wird ja eben die Thematik sein dass eben auch dann zu den Lieferanden zu kommunizieren ist also das auch im Sinne der Transparenz wer sind denn eigentlich unsere Vertretungsberechtigten?

00:15:56: Wer hat denn die Befugnis eben hier Verträge mit dem Lieferant zu unterschreiben bei einem Zweifelsfall wenn wir es nicht bekannt machen nicht wissen, dass unser Werkstattmeister das jetzt nicht darf.

00:16:10: Sondern dass es eben über die Einkaufsabteilung zu laufen hat.

00:16:13: Woher soll er's wissen?

00:16:15: Wenn wir sie ihm nicht anzeigen!

00:16:16: Ganz genau

00:16:17: und deswegen in unserem eigenen Interesse weil wenn wir es nicht an zeigen müssen wir dann erstmal damit leben und kostet uns das Geld.

00:16:27: aber deswegen gilt es hier Transparenz zu schaffen, dass der Lieferant sagen kann Moment mal du bist doch gar nicht vertretungsberechtigt Das ist doch euer Einkäufer.

00:16:40: und damit hier das Thema eben so weit wie möglich auch einzuschränken.

00:16:47: Ja, da sind alles Prozesse- und prozessuale Verfahren die eine wilde Beschaffung begrenzen eindämmen.

00:16:55: ich denke ganz ausschließen kann man sie nie!

00:16:57: Das ist wie bei allen Compliance Themen Wenn jemand das wirklich vorhat, durchzuziehen wird dieser Jemand es schaffen.

00:17:05: Aber bei uns geht gar nicht darum jeden Einzelfall abzuholen sondern dafür zu sorgen dass wir organisatorisch so aufgestellt sind, dass es in der Regel sowie es ordnungsgemäß laufen soll genau nach den vorgegebenen Schritten Prozessenverfahren läuft.

00:17:21: Deswegen gilt Transparenz, es gilt die Sensibilisierung und die Schulung der Beteiligten wie die Prozesse laufen.

00:17:27: Es ist auch in unserer verantwortenden Prozess so praxisnah wie möglich zu gestalten, dass eben es nicht aufgrund der Komplexität und des umständlichen Prozesses die Leute zum Maverick-Bying übergehen.

00:17:42: Sondern das wir eben es so einfach machen, dass die Leute sagen ja ich will mich gar nicht mit dem Einkauf rumschlagen sondern eben einfach nur kurz zu melden hier wir brauchen das und das Teil kümmert euch drum!

00:17:56: Das ist doch Eher das, was wir haben wollen und was auch unsere Beschäftigten, wer irgendwo in der Werkstatt oder in der Produktion tätig ist will sich jetzt nicht kümmern.

00:18:07: Wo kommt jetzt das Teil her?

00:18:09: Sondern der will das Teil haben um damit arbeiten zu können.

00:18:13: Und genau aus dieser Warte gilt es eben die Prozesse eben aufzusetzen.

00:18:20: Ja und zusätzlich gilt natürlich auch zu berücksichtigen Also gerade dein Beispiel hat mir schön gefallen mit dem Werkstatte-Meister.

00:18:27: Wie will denn der Werkstattmeister in der Buchhaltung die Überweisungen den Lieferanten anstoßen?

00:18:31: Also diesen Zusammenhang, den habe ich jetzt noch nicht so ganz verstanden.

00:18:35: Ja und genau das ist die Thematik, also deswegen die Frage beim Lieferanten natürlich.

00:18:41: Wenn wir dem anzeigen, wer sind die Verantwortlichen?

00:18:44: Und der Lieferant hält sich nicht dran und schließt ihm in unserem Werkstattmeistern dann können wie uns darauf berufen können sagen Moment mal lieber Lieferand Wir haben die hier angezeigt Das sind unsere Vertretungsberechtigten.

00:18:57: der hier, der unterschrieben hat ist für uns nicht vertretungsberechtigt.

00:19:01: Genau das kommt kein Vertrag zustande.

00:19:03: es ist keine Befugnis vorhanden und schon gar nicht im Außenverhältnis wenn auch nicht dem Innen Verhältnis.

00:19:09: deswegen wir müssen natürlich gucken dass wir auch diesbezüglich die internen Prozesse so gestalten wie du richtig gesagt hast Daniel da sie einfach sind aber sich vor allem regelmäßig kommuniziert die Mitarbeiter sensibilisiert werden.

00:19:25: Es bedarf Kontrollhandlungen.

00:19:27: Es muss Kontrollhändlungen geben, die diesbezüglich natürlich am Ende die Sensibilität fördern aber auch eine gewisse, sagen wir mal Nachforschung haben.

00:19:40: ja wenn jetzt mal irgendwas nicht so läuft was passiert denn dann?

00:19:44: also Konsequenzen ergeben?

00:19:46: Ja aber das ist so dieses wieder.

00:19:49: Wir müssen zunächst Mal im ersten Schritt ist es Arbeit diese Prozesse aufzusetzen, die Strukturen zu schaffen.

00:19:56: Aber wir sparen uns unheimlich viel Aufwand eben dann hinten dran wenn wir eben die eingerichteten Prozisse haben und deswegen so analysieren was sind unsere Einkaufsprozesse wie kaufen wir ein in welchen Rhythmen kaufen wir ein wo kaufen wir einen?

00:20:13: Und wie können wir diesen Prozess so einfach und so klar wie möglich gestalten?

00:20:20: das eben gewisser Aufwand, eben einschließlich so der Lieferanten-Auswahl und BPIM dann mal aufzusetzen.

00:20:30: Aber wenn das mal läuft und wenn es mal funktioniert spart man enorm Aufwand und vor allem spart enorm Geld und Ressourcen und Kapazitäten, eben wenn man funktionierendes System hat

00:20:43: Ja, und wenn das Ganze dann in einer Art Data Warehouse also Produkt- und Lieferantendatenbank funktioniert wo die relevanten Abteilungen drauf Zugriff haben.

00:20:52: Und möglicherweise sogar da drüber die Beschaffung läuft wo man dann intern die Bedarfe anmelden kann Dann hätten wir schon prozessual eine recht hohe Reife erreicht.

00:21:02: Ja, also deswegen auch hier wie kontinuierliche Überprüfung der Prozesse eben die Nutzung und da sind wir eben auch wieder dabei.

00:21:09: Wie kann mir Digitalisierung und KI eben hier auch helfen?

00:21:14: Also das gilt es eben auch zu prüfen.

00:21:16: Auch hier auf dem modernsten und neuesten Stand der Technik dann sich zu bewegen und darüber gleich die Verknüpfung zur Buchhaltung herstellen zu können wenn es dann eben um Rechnungen geht oder Überweisung, die angestoßen werden können.

00:21:34: Also dass alles ja heutzutage mit entsprechenden IT-Tools möglich ist.

00:21:38: also gucken Sie auch da ob Ihre IT-Landschaft, ob Ihre Tools eben mit den Prozessen, die sie haben, da auch auf dem neuesten Stand sind oder ob man hier eben Dinge effizienter gestalten könnte.

00:21:51: Ja.

00:21:52: Dabei auch wenn Sie Unterstützung benötigen kommen Sie natürlich auch gerne von uns zu können wir ihm dabei helfen.

00:22:01: Nicht, dass wir am Ende in der Situation landen wie einst mal Asterix und Obelix?

00:22:06: Wir wollen doch nur den Passierschein a-A-Auto-Dreißig!

00:22:09: Genau das Haus das Verrückte macht, wollen wir nicht einrichten.

00:22:11: im Unternehmen also deswegen gilt es immer transparent klar

00:22:18: einfach

00:22:19: schlank.

00:22:20: das muss unser Anspruch sein.

00:22:24: Ja, und in diesem Sinne sind wir jetzt glaube ich hier soweit auch mal am Punkt.

00:22:29: Da können wir zum Thema Einkauf erst einmal einen Cut machen.

00:22:33: Nächstes Mal begeben uns auf die andere Seite wenn wir etwas zu verkaufen haben und werden da uns mal ein bisschen näher miteinander setzen.

00:22:44: das Ganze dann wie gewohnt eben im vierzehn Tagen bis dahin.

00:22:49: Jetzt erstmal freuen wir uns dass sie heute mit dabei waren und wünschen Ihnen dann eine gute restliche Woche, einen guten Start ins Wochenende.

00:22:58: Dann morgen!

00:22:59: Und ja wir freuen uns dann wenn Sie in zwei Wochen wieder mit dabei sind.

00:23:05: Dem ist nichts hinzuzufügen?

00:23:07: Ja bis dahin alles Gute.

00:23:09: vielen Dank

00:23:10: und Tschüss!

00:23:12: Das war der heutige Compliance

00:23:14: Check präsentiert von der CKC GmbH.

00:23:17: Vielen Dank fürs Einschalten und bis zum nächsten Mal.